ERP-System im Projektmanagement: Projekte ganzheitlich planen und steuern

Projekte bestehen aus vielen miteinander verbundenen Aufgaben: Mitarbeitende müssen eingeplant, Budgets überwacht, Materialien beschafft und Fortschritte dokumentiert werden. Sind diese Informationen auf verschiedene Tabellen und Einzellösungen verteilt, wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Ein ERP-System kann helfen, zentrale Projektinformationen mit den übrigen Geschäftsprozessen eines Unternehmens zu verknüpfen.

Was bedeutet ERP im Projektmanagement?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Ein ERP-System bündelt wichtige Unternehmensdaten und Prozesse, zum Beispiel aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf, Lager und Vertrieb. Projektmanagement-Funktionen ergänzen diese Basis um Werkzeuge für die Planung, Durchführung und Auswertung von Projekten.

Der Vorteil liegt vor allem in der gemeinsamen Datenbasis: Projektverantwortliche können relevante Informationen an einem Ort einsehen, statt sie aus mehreren Anwendungen zusammensuchen zu müssen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen ERP-System und dessen Konfiguration ab.

Wie ein ERP-System Projektteams unterstützt

Projektplanung und Aufgabenverwaltung

Projekte lassen sich in Phasen, Meilensteine und einzelne Aufgaben gliedern. Verantwortlichkeiten, Termine und Abhängigkeiten können dokumentiert werden. So ist leichter erkennbar, welche Arbeitsschritte anstehen und wo Verzögerungen den weiteren Ablauf beeinflussen könnten.

Ressourcen und Kapazitäten planen

Ein ERP-System kann dabei unterstützen, verfügbare Mitarbeitende, Maschinen oder andere Ressourcen Projekten zuzuordnen. In Verbindung mit Personal- und Kapazitätsdaten lassen sich mögliche Engpässe früher erkennen. Die Planung ersetzt dabei nicht die Abstimmung im Team, schafft aber eine bessere Grundlage dafür.

Kosten und Budgets überwachen

Projektbezogene Ausgaben, Arbeitszeiten und Bestellungen können – je nach System – mit der Finanzbuchhaltung oder dem Controlling verbunden werden. Dadurch lassen sich geplante und tatsächliche Kosten vergleichen. Verantwortliche erhalten Hinweise darauf, wenn ein Budget voraussichtlich überschritten wird.

Zeiten und Aufwände erfassen

Die Erfassung von Arbeitszeiten und Aufwänden kann die Nachkalkulation erleichtern. Unternehmen sehen dadurch besser, wie viel Zeit einzelne Aufgaben oder Projektphasen beanspruchen. Das hilft bei der Abrechnung, bei der Ressourcenplanung und bei der Schätzung künftiger Vorhaben.

Berichte und Projektkennzahlen bereitstellen

Berichte zu Fortschritt, Kosten, Terminen und Ressourcenauslastung unterstützen die Projektsteuerung. Wenn die zugrunde liegenden Daten aktuell und zuverlässig sind, können Projektleitungen Abweichungen besser beurteilen und rechtzeitig Maßnahmen einleiten.

ERP oder spezialisierte Projektmanagement-Software?

Ein ERP-System ist besonders nützlich, wenn Projekte eng mit kaufmännischen Abläufen verbunden sind – etwa bei Dienstleistungsunternehmen, im Anlagenbau oder bei kundenspezifischen Aufträgen. Es kann Projektplanung und Unternehmensprozesse miteinander verbinden.

Spezialisierte Projektmanagement-Software bietet dagegen oft besonders umfangreiche Funktionen für Aufgabenorganisation, Zusammenarbeit oder agile Arbeitsweisen. Welche Lösung besser passt, hängt von den Anforderungen ab. Manche Unternehmen nutzen ein ERP-System als zentrale kaufmännische Plattform und ergänzen es durch ein spezialisiertes Werkzeug. Entscheidend ist, dass Daten möglichst zuverlässig zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

• Projekttypen: Handelt es sich um interne Projekte, Kundenprojekte, Bauvorhaben oder wiederkehrende Aufträge?
• Benötigte Funktionen: Werden Aufgabenplanung, Zeiterfassung, Ressourcensteuerung, Kostenkontrolle oder Abrechnung benötigt?
• Integration: Wie gut lässt sich das System mit Buchhaltung, Personalverwaltung, CRM und vorhandenen Anwendungen verbinden?
• Benutzerfreundlichkeit: Können Projektteams die benötigten Informationen schnell finden und pflegen?
• Auswertungen: Lassen sich Berichte erstellen, die zur Steuerung der eigenen Projekte passen?
• Skalierbarkeit: Kann die Lösung mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen wachsen?
• Einführung und Support: Welche Unterstützung gibt es bei Datenmigration, Schulung und laufendem Betrieb?

ERP-System für das Projektmanagement einführen

Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit der Software, sondern mit den bestehenden Abläufen. Unternehmen sollten zunächst klären, wie Projekte aktuell geplant, gesteuert und abgerechnet werden und welche Schwierigkeiten dabei auftreten.

1. Ziele festlegen: Beschreiben Sie, was sich durch das ERP-System verbessern soll, zum Beispiel die Kostentransparenz oder die Ressourcenplanung.
2. Prozesse aufnehmen: Dokumentieren Sie die wichtigsten Abläufe und identifizieren Sie unnötige Medienbrüche.
3. Anforderungen priorisieren: Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren Funktionen und optionalen Erweiterungen.
4. Mit einem Pilotprojekt starten: Testen Sie die Lösung zunächst in einem überschaubaren Bereich und sammeln Sie Rückmeldungen der Anwenderinnen und Anwender.
5. Daten und Rollen klären: Legen Sie fest, welche Informationen gepflegt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist.
6. Teams schulen: Vermitteln Sie nicht nur die Bedienung, sondern auch den Zweck der neuen Prozesse.
7. Ergebnisse überprüfen: Vergleichen Sie nach der Einführung die definierten Ziele mit den tatsächlichen Erfahrungen.

Häufige Herausforderungen

Ein ERP-System verbessert das Projektmanagement nicht automatisch. Unklare Prozesse, veraltete Daten oder fehlende Zuständigkeiten können auch in einer integrierten Software zu Problemen führen. Ebenso kann eine überladene Konfiguration die Nutzung erschweren.

Hilfreich ist es, mit einem realistischen Funktionsumfang zu starten und die Lösung schrittweise weiterzuentwickeln. Datenqualität und einheitliche Regeln zur Erfassung von Zeiten, Kosten und Projektfortschritten sollten von Beginn an berücksichtigt werden. Auch die Akzeptanz im Team ist entscheidend: Die Software muss den Arbeitsalltag unterstützen und darf nicht nur zusätzliche Dokumentationsarbeit erzeugen.

Fazit

Ein ERP-System kann das Projektmanagement stärken, indem es Projektplanung mit Finanzen, Personal, Einkauf und weiteren Unternehmensbereichen verbindet. Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen und Auswertungen. Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch davon ab, ob die Lösung zu den Abläufen des Unternehmens passt, zuverlässig gepflegt wird und von den Projektteams angenommen wird. Eine sorgfältige Auswahl und schrittweise Einführung schaffen dafür die besten Voraussetzungen.