Lexware Projektmanagement: Projekte planen, Kosten im Blick behalten
Wer Projekte organisiert, muss Aufgaben koordinieren, Termine einhalten und den finanziellen Aufwand kontrollieren. Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen ist dabei nicht nur die Planung wichtig: Auch Angebote, Rechnungen und Ausgaben sollen möglichst übersichtlich zusammenlaufen. Lexware kann insbesondere bei den kaufmännischen Seiten eines Projekts unterstützen. Ob die vorhandenen Funktionen für das gesamte Projektmanagement ausreichen, hängt jedoch vom eingesetzten Produkt und den Anforderungen des Teams ab.
Was bedeutet Projektmanagement mit Lexware?
Lexware ist vor allem für kaufmännische Aufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsstellung und Warenwirtschaft bekannt. Je nach Produkt und Version lassen sich Geschäftsvorgänge einem Auftrag oder Projekt zuordnen und betriebswirtschaftlich auswerten. So können beispielsweise projektbezogene Einnahmen und Ausgaben leichter nachvollzogen werden.
Ein vollständiges Projektmanagement umfasst allerdings mehr als die Finanzübersicht. Dazu gehören unter anderem Aufgabenverteilung, Abhängigkeiten, Zeitplanung, Teamkommunikation und Fortschrittskontrolle. Ob Lexware diese Anforderungen abdeckt, sollte daher anhand der konkreten Produktversion geprüft werden.
Wobei Lexware im Projektalltag helfen kann
- Angebote und Rechnungen: Kaufmännische Dokumente für Kundenprojekte erstellen und verwalten.
- Kostenübersicht: Projektbezogene Ausgaben und Einnahmen nachvollziehen, sofern das verwendete Produkt entsprechende Zuordnungen unterstützt.
- Kunden- und Auftragsverwaltung: Geschäftsinformationen an einem zentralen Ort organisieren.
- Buchhaltung: Belege und Geschäftsvorfälle für die spätere Auswertung strukturiert erfassen.
- Warenwirtschaft: In passenden Lexware-Lösungen auch Waren, Aufträge oder Bestände im Blick behalten.
Welche Funktionen tatsächlich verfügbar sind, unterscheidet sich je nach Lexware-Anwendung, Tarif und Programmversion. Vor der Einführung empfiehlt sich deshalb ein Blick in die aktuelle Funktionsübersicht oder ein Test mit einem typischen Projekt aus dem eigenen Betrieb.
Lexware als kaufmännische Ergänzung statt als alleinige Projektlösung
Für ein kleines Unternehmen kann es sinnvoll sein, Lexware für Buchhaltung und Abrechnung einzusetzen und die operative Projektplanung in einem ergänzenden Tool abzubilden. Eine spezialisierte Projektmanagement-Software bietet häufig Funktionen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, gemeinsame Aufgabenlisten, Meilensteine oder Teamkommunikation.
In diesem Modell übernimmt Lexware die kaufmännische Dokumentation, während das Projektmanagement-Tool die tägliche Zusammenarbeit unterstützt. Wichtig ist, vorab zu klären, ob und wie sich Daten zwischen den Anwendungen übertragen lassen. Ohne passende Schnittstelle können doppelte Eingaben entstehen.
So finden Sie heraus, ob Lexware zu Ihren Projekten passt
- Anforderungen festlegen: Benötigen Sie vor allem eine Kostenkontrolle oder auch Aufgabenplanung, Zeittracking und Teamabstimmung?
- Projektablauf prüfen: Überlegen Sie, wie Angebote, Belege, Arbeitszeiten und Rechnungen heute zusammenhängen.
- Produktversion vergleichen: Prüfen Sie, welche Projekt- und Auswertungsfunktionen Ihr konkretes Lexware-Produkt enthält.
- Praxisfall testen: Bilden Sie ein reales Projekt vom Angebot bis zur Abrechnung testweise ab.
- Zusatztools berücksichtigen: Falls Aufgaben und Termine nicht ausreichend abgebildet werden, vergleichen Sie geeignete Projektmanagement-Lösungen.
Vorteile und mögliche Grenzen
Mögliche Vorteile
- Kaufmännische Abläufe und Projektdaten können enger miteinander verknüpft werden.
- Finanzielle Informationen lassen sich leichter für Angebote, Abrechnung und Buchhaltung nutzen.
- Für kleine Betriebe kann eine bestehende Lexware-Lösung den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Mögliche Grenzen
- Umfangreiche Aufgaben- und Ressourcenplanung gehört nicht zwingend zum Schwerpunkt jeder Lexware-Lösung.
- Teamfunktionen und Visualisierungen können im Vergleich zu spezialisierten PM-Tools begrenzt sein.
- Funktionen und Integrationen unterscheiden sich je nach Produkt, Tarif und Version.
Fazit: Für die Projektverwaltung kommt es auf den Schwerpunkt an
Lexware kann besonders dann hilfreich sein, wenn bei Projekten die kaufmännische Organisation im Vordergrund steht: Angebote, Rechnungen, Belege und Kosten sollen übersichtlich verwaltet werden. Für eine umfassende Planung von Aufgaben, Zeitabläufen und Teamarbeit reicht eine Buchhaltungs- oder Unternehmenssoftware dagegen nicht automatisch aus.
Prüfen Sie daher zuerst, welche Projektmanagement-Aufgaben Ihre Lösung abdecken muss. Lexware eignet sich als Teil eines durchdachten Projektprozesses – und lässt sich bei Bedarf mit einem spezialisierten Tool für die operative Planung ergänzen.
5 Tipps für effizientes Projektmanagement mit Lexware
- Projekte klar benennen und Ziele festlegen.
- Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen versehen.
- Projektbudgets regelmäßig prüfen.
- Fortschritte und Zeiten zeitnah erfassen.
- Berichte nutzen, um Abweichungen früh zu erkennen.
Projekte klar benennen und Ziele festlegen.
Benennen Sie jedes Projekt klar und eindeutig, damit alle Beteiligten es sofort zuordnen können – zum Beispiel mit Kundennamen, Auftrag und Zeitraum. Legen Sie außerdem konkrete Ziele fest: Was soll bis wann erreicht werden, und woran erkennen Sie den Erfolg? Eine präzise Beschreibung erleichtert die Zuordnung von Aufgaben, Belegen und Kosten in Lexware und hilft dem Team, den gemeinsamen Fokus zu behalten.
Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen versehen.
Weisen Sie jeder Aufgabe eine klar benannte zuständige Person und eine realistische Frist zu. So ist im Projekt jederzeit nachvollziehbar, wer den nächsten Schritt übernimmt und bis wann ein Ergebnis erwartet wird. In Lexware können Sie – abhängig von der verwendeten Lösung und den verfügbaren Funktionen – Aufgaben entsprechend organisieren oder die Zuständigkeiten und Termine ergänzend in einem Projektmanagement-Tool festhalten. Prüfen Sie den Fortschritt regelmäßig und passen Sie Fristen bei Bedarf frühzeitig an.
Projektbudgets regelmäßig prüfen.
Prüfen Sie Projektbudgets regelmäßig, statt erst am Ende eines Projekts auf die Zahlen zu schauen. Vergleichen Sie in Lexware die bisher erfassten Ausgaben und Einnahmen mit Ihrer ursprünglichen Planung, damit Abweichungen früh sichtbar werden. So können Sie rechtzeitig gegensteuern, etwa Kosten genauer prüfen, den Ressourceneinsatz anpassen oder notwendige Änderungen mit dem Kunden abstimmen. Achten Sie darauf, Belege zeitnah und korrekt dem jeweiligen Projekt zuzuordnen, damit die Auswertung eine verlässliche Entscheidungsgrundlage bietet.
Fortschritte und Zeiten zeitnah erfassen.
Erfassen Sie Fortschritte und Arbeitszeiten möglichst direkt nach Abschluss einer Aufgabe, statt sie bis zum Ende der Woche aufzuschieben. So bleiben Projektdaten in Lexware aktuell, Abweichungen bei Aufwand und Zeitplan werden früh sichtbar und die spätere Abrechnung lässt sich verlässlicher vorbereiten. Legen Sie dafür eine feste Routine fest und achten Sie darauf, Zeiten konsequent dem passenden Projekt oder Auftrag zuzuordnen.
Berichte nutzen, um Abweichungen früh zu erkennen.
Nutzen Sie die Projektberichte in Lexware regelmäßig, um geplante und tatsächliche Kosten, Zeiten oder Einnahmen miteinander zu vergleichen. So fallen Abweichungen früh auf – etwa wenn der Aufwand steigt oder ein Budget überschritten zu werden droht. Je früher Sie solche Entwicklungen erkennen, desto besser können Sie gegensteuern, Aufgaben neu priorisieren und die weitere Planung anpassen. Prüfen Sie, welche Auswertungen Ihre Lexware-Version bereitstellt, und legen Sie feste Zeitpunkte für den Berichtsblick fest.