Projektmanagement mit PRINCE2: Methode, Prinzipien und praktische Anwendung

PRINCE2 ist eine strukturierte Methode für das Projektmanagement. Sie bietet Teams einen gemeinsamen Rahmen, um Projekte zu planen, zu steuern und kontrolliert abzuschließen. Die Methode wird in unterschiedlichen Branchen und für kleine wie große Vorhaben eingesetzt. Dabei gibt PRINCE2 Orientierung, ohne für jedes Projekt einen identischen Ablauf vorzuschreiben: Umfang und Detailgrad der Anwendung sollen zum jeweiligen Projekt passen.

Was ist PRINCE2?

Der Name PRINCE2 steht für „Projects IN Controlled Environments“. Die Methode beschreibt, wie Rollen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege und Projektaktivitäten zusammenwirken. Im Mittelpunkt steht die fortlaufende Frage, ob ein Projekt weiterhin einen nachvollziehbaren geschäftlichen Nutzen bietet und innerhalb der vereinbarten Rahmenbedingungen durchgeführt werden kann.

PRINCE2 ist keine bestimmte Software und auch kein einzelnes Planungswerkzeug. Es handelt sich um ein Management- und Steuerungsmodell, das sich mit anderen Ansätzen und Fachmethoden kombinieren lässt. Die aktuelle Ausgabe PRINCE2 7 legt unter anderem besonderes Gewicht auf Menschen, Kommunikation, Nachhaltigkeit und digitale Arbeitsweisen.

Die sieben PRINCE2-Prinzipien

Die Prinzipien bilden die Grundlage der Methode. Sie geben Orientierung dafür, ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geführt wird:

• Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Das Projekt braucht einen plausiblen Nutzen, der regelmäßig überprüft wird.
• Aus Erfahrungen lernen: Erkenntnisse aus früheren und laufenden Projekten werden gesammelt und berücksichtigt.
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Alle Beteiligten sollen wissen, wofür sie zuständig sind und welche Entscheidungen sie treffen dürfen.
• Steuern über Managementphasen: Das Projekt wird in überschaubare Phasen gegliedert, die einzeln geprüft und freigegeben werden.
• Steuern nach dem Ausnahmeprinzip: Verantwortlichkeiten und Toleranzen werden festgelegt. Nur bei absehbaren Abweichungen außerhalb dieser Grenzen ist eine Eskalation erforderlich.
• Fokus auf Produkte: Ergebnisse und Qualitätsanforderungen werden beschrieben, bevor die Arbeit an ihnen geplant wird.
• Anpassen an das Projekt: Die Methode wird auf Größe, Komplexität, Risiko und Umfeld des Projekts zugeschnitten.

Die sieben PRINCE2-Praktiken

PRINCE2 bezeichnet die Themen, die während eines Projekts kontinuierlich behandelt werden, als Praktiken. Sie unterstützen die praktische Steuerung des Vorhabens:

• Business Case: Begründet, warum das Projekt durchgeführt werden soll und welcher Nutzen erwartet wird.
• Organisation: Beschreibt die Projektstruktur sowie die Rollen und Zuständigkeiten.
• Pläne: Legt fest, welche Ergebnisse erstellt werden, wie die Arbeit organisiert ist und welche Ressourcen benötigt werden.
• Qualität: Sichert, dass die Ergebnisse definierte Anforderungen erfüllen.
• Risiko: Hilft dabei, Unsicherheiten zu erkennen, einzuschätzen und geeignete Maßnahmen festzulegen.
• Änderung: Regelt den Umgang mit Änderungswünschen, Problemen und Abweichungen.
• Fortschritt: Macht den Projektstatus sichtbar und unterstützt Entscheidungen über die weitere Durchführung.

Die sieben Prozesse im Projektverlauf

Die PRINCE2-Prozesse beschreiben, welche Managementaktivitäten typischerweise im Verlauf eines Projekts stattfinden. Sie bilden einen durchgängigen Rahmen vom ersten Auftrag bis zum Projektabschluss:

1. Vorbereiten eines Projekts: Eine erste Einschätzung klärt, ob das Vorhaben grundsätzlich sinnvoll und machbar sein könnte.
2. Lenken eines Projekts: Das Lenkungsgremium trifft grundlegende Entscheidungen und gibt wichtige Schritte frei.
3. Initiieren eines Projekts: Das Projekt wird detaillierter geplant; dazu gehören unter anderem Business Case, Risiken und Steuerungsansatz.
4. Steuern einer Phase: Die Projektleitung überwacht die laufende Phase und bearbeitet Fortschritt, Abweichungen und Probleme.
5. Managen der Produktlieferung: Arbeitspakete werden vereinbart, umgesetzt und anhand festgelegter Kriterien überprüft.
6. Managen eines Phasenübergangs: Ergebnisse und Erfahrungen einer Phase werden ausgewertet, bevor die nächste Phase geplant und zur Freigabe vorgelegt wird.
7. Abschließen eines Projekts: Die Ergebnisse werden übergeben, offene Punkte dokumentiert und das Projekt formal beendet.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Eine klare Projektorganisation ist ein wichtiger Bestandteil von PRINCE2. Üblicherweise übernimmt ein Lenkungsgremium die übergeordnete Verantwortung. Darin sind die geschäftliche Perspektive, die Interessen der Nutzenden und die fachliche Umsetzung vertreten. Die Projektleitung plant und steuert den Projektalltag. Teamleitungen und Projektteams liefern die vereinbarten Ergebnisse.

Die konkreten Rollen können je nach Projekt unterschiedlich verteilt werden. In kleineren Vorhaben kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten transparent bleiben und Interessenkonflikte angemessen berücksichtigt werden.

PRINCE2 in der Praxis anwenden

Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit möglichst vielen Dokumenten, sondern mit einer passenden Projektstruktur. Sinnvolle erste Schritte sind:

1. Projektumfang und Ziel klären: Welche Veränderung soll erreicht werden, und woran lässt sich der Erfolg erkennen?
2. Nutzen und Machbarkeit prüfen: Der Business Case sollte Annahmen, erwartete Vorteile, Kosten und Risiken nachvollziehbar darstellen.
3. Ergebnisse definieren: Benennen Sie die Produkte des Projekts und beschreiben Sie deren Qualitätsanforderungen.
4. Rollen festlegen: Klären Sie, wer Entscheidungen trifft, wer Ergebnisse verantwortet und wer informiert werden muss.
5. Phasen und Toleranzen planen: Teilen Sie das Vorhaben in steuerbare Abschnitte und vereinbaren Sie Grenzen für Kosten, Zeit, Umfang, Qualität, Nutzen und Risiken.
6. Regelmäßig überprüfen und anpassen: Nutzen Sie Fortschrittsberichte und gewonnene Erfahrungen, um Entscheidungen rechtzeitig zu treffen.

PRINCE2 lässt sich mit agilen Vorgehensweisen kombinieren. Der PRINCE2-Rahmen kann beispielsweise für Business Case, Verantwortlichkeiten und übergreifende Steuerung genutzt werden, während Teams ihre Arbeit iterativ und mit passenden agilen Praktiken organisieren. Wichtig ist, dass die Verbindung der Ansätze klar gestaltet wird und nicht zu unnötiger Doppelarbeit führt.

Vorteile und mögliche Herausforderungen

Vorteile

• Klare Rollen und Entscheidungswege erleichtern die Zusammenarbeit.
• Die regelmäßige Prüfung des Business Case hilft, den Projektzweck im Blick zu behalten.
• Phasen und Toleranzen schaffen nachvollziehbare Kontrollpunkte.
• Der Fokus auf definierte Produkte und Qualität unterstützt eine eindeutige Abnahme.
• Die Methode kann an unterschiedliche Projektgrößen und Umfelder angepasst werden.

Herausforderungen

• Bei einer starren Anwendung kann ein hoher Dokumentations- und Verwaltungsaufwand entstehen.
• Unklare Verantwortlichkeiten lassen sich nicht allein durch Vorlagen oder Prozesse lösen.
• Zu seltene Entscheidungen oder Freigaben können den Projektfortschritt bremsen.
• Die Methode benötigt Verständnis und Unterstützung durch die beteiligte Organisation.

Diese Herausforderungen entstehen häufig dann, wenn die Methode als starres Regelwerk statt als anpassbarer Rahmen verstanden wird. Eine angemessene PRINCE2-Anwendung konzentriert sich auf die Informationen und Kontrollen, die für die Steuerung des konkreten Projekts tatsächlich notwendig sind.

Für welche Projekte eignet sich PRINCE2?

PRINCE2 kann besonders hilfreich sein, wenn viele Beteiligte zusammenarbeiten, wichtige Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden müssen oder ein Projekt über mehrere Phasen und Organisationseinheiten hinweg gesteuert wird. Auch bei Vorhaben mit hohen Risiken, festen Rahmenbedingungen oder formalen Berichtspflichten bietet die Methode einen strukturierten Ansatz.

Für kleine oder sehr dynamische Projekte sollte der Aufwand bewusst reduziert werden. PRINCE2 schreibt keine möglichst umfangreiche Bürokratie vor: Die Methode sieht ausdrücklich vor, ihre Anwendung an den Kontext anzupassen.

Fazit

PRINCE2 bietet einen klaren Rahmen für die Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Die Kombination aus fortlaufender Nutzenprüfung, definierten Rollen, Phasensteuerung und Fokus auf Ergebnisse kann die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung verbessern. Der entscheidende Erfolgsfaktor ist jedoch die passende Anwendung: PRINCE2 entfaltet seinen Nutzen dann, wenn es konsequent, verständlich und im richtigen Maß an das jeweilige Projekt angepasst wird.